মিটিং জার্নাল: কেন এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ?

২৯ শে আগস্ট, ২০২৪ সন্ধ্যা ৭:৩৮

মিটিং জার্নাল হল একটি লিখিত রেকর্ড, যেখানে একটি মিটিং-এ আলোচিত বিষয়, সিদ্ধান্ত, করণীয় কাজ এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক তথ্য সংরক্ষিত হয়। এটি মূলত একটি মিটিংয়ের সারসংক্ষেপ, যা পরবর্তীতে স্মরণ করার জন্য এবং প্রয়োজনীয় কাজগুলো ট্র্যাক করার জন্য ব্যবহৃত হয়।

কেন মিটিং জার্নাল দরকার?

একটি মিটিং জার্নাল অসংখ্য কারণে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ:

সিদ্ধান্ত স্মরণ: একটি মিটিংয়ের পরে, সবাই সবকিছু সঠিকভাবে মনে রাখতে পারে না। একটি জার্নাল সিদ্ধান্তগুলোকে লিপিবদ্ধ করে রাখে, যাতে পরবর্তীতে কেউ কেউ যদি ভুলে যায়, তাহলে তা থেকে দেখে নেওয়া যায়।
দায়িত্ব বণ্টন: মিটিংয়ে প্রত্যেকের একটি করে কাজ দেওয়া হয়। একটি জার্নালে এই কাজগুলো কার কারকে দেওয়া হয়েছে এবং কখন পর্যন্ত তা সম্পন্ন করতে হবে, সে সম্পর্কে বিস্তারিত তথ্য থাকে।
প্রক্রিয়া ট্র্যাকিং: একটি প্রকল্পের বিভিন্ন পর্যায়ে মিটিং হয়। একটি জার্নাল এই পর্যায়গুলোকে ট্র্যাক করতে সাহায্য করে এবং দেখতে সাহায্য করে যে প্রকল্পটি সঠিক পথে এগিয়ে চলছে কিনা।
জবাবদিহিতা নিশ্চিত করা: মিটিং জার্নালে কার কী কাজ দেওয়া হয়েছে, সে সম্পর্কে বিস্তারিত তথ্য থাকায়, প্রত্যেকে তার নিজের কাজের জন্য জবাবদিহী হতে বাধ্য হয়

Read Now: 12 Steps to Successfully Plan A Meeting

সহযোগিতা বাড়ানো: একটি মিটিং জার্নাল সকল সদস্যকে একই পাতায় রাখতে সাহায্য করে এবং তাদের মধ্যে সহযোগিতা বাড়াতে সাহায্য করে।
দলিল হিসেবে কাজ করে: কোনো বিষয়ে পরবর্তীতে মতবিরোধ হলে, মিটিং জার্নাল একটি দলিল হিসেবে কাজ করতে পারে।
সমস্যা সমাধান: মিটিংয়ে উঠে আসা সমস্যাগুলো এবং তাদের সমাধানের উপায়গুলো একটি জার্নালে লিপিবদ্ধ করা হয়। এটি ভবিষ্যতে একই ধরনের সমস্যা দেখা দিলে তা সমাধান করতে সাহায্য করে।

একটি ভালো মিটিং জার্নালের বৈশিষ্ট্য

সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্ট: জার্নালটি খুব বড় এবং জটিল হওয়া উচিত নয়। এটি সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্ট হওয়া উচিত যাতে কেউ সহজেই বুঝতে পারে।
সময়মত আপডেট: মিটিং শেষ হওয়ার পরপরই জার্নালটি আপডেট করা উচিত। এতে করে কোনো তথ্য ভুলে যাওয়ার সম্ভাবনা কম থাকে।
সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য: জার্নালটি সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়া উচিত যাতে প্রয়োজন হলে কেউ কেউ তা দেখতে পারে।
সঠিক তথ্য: জার্নালে সব তথ্য সঠিক এবং নির্ভরযোগ্য হওয়া উচিত।

মিটিং জার্নাল লেখার কিছু টিপস

মিটিংয়ের আগে একটি এজেন্ডা তৈরি করুন: এটি মিটিংকে ট্র্যাকে রাখতে সাহায্য করবে।
মিটিংয়ের সময় নোট নিন: সব গুরুত্বপূর্ণ বিষয়, সিদ্ধান্ত এবং করণীয় কাজগুলো নোট করে নিন।
মিটিং শেষ হওয়ার পরপরই জার্নালটি আপডেট করুন: এটি আপনাকে তথ্য ভুলে যাওয়া থেকে বাঁচাবে।
জার্নালটি সহজে পড়ার মতো করে রাখুন: আপনি হাতে লেখা নোট, ডকুমেন্ট বা একটি স্প্রেডশীট ব্যবহার করতে পারেন।
জার্নালটি নিয়মিত পর্যালোচনা করুন: এটি আপনাকে ট্র্যাকে রাখতে এবং প্রয়োজনীয় কোনো পরিবর্তন করতে সাহায্য করবে।
উপসংহার:

মিটিং জার্নাল একটি অত্যন্ত কার্যকর সরঞ্জাম যা ব্যক্তি এবং দল উভয়ের জন্যই উপকারী হতে পারে। এটি সিদ্ধান্ত স্মরণ করতে, দায়িত্ব বণ্টন করতে, প্রক্রিয়া ট্র্যাক করতে এবং সহযোগিতা বাড়াতে সাহায্য করে। একটি ভালো মিটিং জার্নাল আপনাকে আপনার লক্ষ্য অর্জন করতে সাহায্য করতে পারে।

Read Now: Meeting Journal – The Top 3 for This Year

Hire A Business Consultant: Goalbridge Consulting

০ টি +০/-০